Faber Audiovisuals is trots

Een mooie samenwerking begint bij het vertrouwen in een partnership. De basis werd al in 2009 gelegd tussen OakSoft en Faber Audiovisuals. Faber AV was dan ook één van de eerste klanten die haar vertrouwen uitsprak in OakTree Rent. Nu vijf jaar later kijken beide terug op een professioneel avontuur. We liepen een weekend mee met Faber AV achter de schermen. Een weekend waarbij de voetbalvelden in de Eredivisie worden voorzien van de LED banners van Faber AV.

Het is donderdagmiddag. Michel de Boer heeft als voetbalplanner de juiste materialen binnen OakTree Rent gepland. De voetbalwedstrijden van het weekend staan op het programma. AZ speelt thuis tegen FC Twente. “Aan het begin van het voetbalseizoen leggen we alle wedstrijden, die wij moeten verzorgen vast in OakTree Rent. De LED banners worden op deze manier nauwkeurig gereserveerd. Wij zijn een full-service bedrijf. Dus niet alleen de levering van de LED-boardings wordt door ons verzorgd, maar ook het transport en onze medewerkers.” Ieder weekend werken ruim vijftien eigen mensen en zo’n twintig freelancers voor Faber AV. André Prins is samen met Sylvette Smidt verantwoordelijk voor personeelsplanning en transport. “Mensen zijn zich er vaak niet van bewust, maar bij elke wedstrijd hebben wij te maken met transport naar de stadions, de bouwploeg, een wedstrijdploeg en een breekploeg. Dat plannen we volledig met OakTree Rent. Met de mobiele OakTree BackStage module hebben onze mensen op elk moment direct inzage in hun planning, tijdschema’s en materiaallijst. Die app zijn we steeds verder gaan uitbreiden en is onmisbaar voor ons in het veld”, aldus André Prins.

“Wij zijn trots
mede aan de basis
te hebben gestaan
van OakTree Rent”

BackStage WebApp

Wat ooit begon met het digitaliseren van de Callsheet is inmiddels uitgebreid tot een compleet personeelsinformatiesysteem. “Samen met OakSoft zijn de we de koppeling tussen de Back- en Frontoffice verder gaan optimaliseren. Zo kunnen we de medewerkers direct hun verlofaanvraag regelen en kan de verantwoordelijke direct de aanvraag beoordelen en fiatteren. Ook hebben de medewerkers de mogelijkheid om reparaties en storingen te melden. Omdat alles direct online wordt bijgewerkt zijn de gegevens direct beschikbaar in OakTree Rent.”, aldus Jasper Reijgers, Sr. sales manager bij Faber Audiovisuals.

Willem II – SC Heerenveen

Inmiddels is het zaterdagochtend. In Sint Annaparochie verzamelen de mensen van Faber AV zich in het magazijn en worden de trucks met opleggers met LED boardings geladen. Een rit van Friesland naar Brabant staat op de planning. Ook voor OakSoft is deze avond speciaal. Faber AV is sinds dit seizoen ook leverancier in Tilburg en deze avond speelt Willem II, de club waar OakSoft directeur van Erven tevens clubfotograaf is, thuis tegen SC Heerenveen. Na een rit van bijna drie uur arriveert de bouwploeg in Tilburg en start men met het plaatsen van de boardings rondom het veld. Na ruim vier uur opbouwen en aansluiten kan het testen beginnen. De bouwploeg wordt afgewisseld door de wedstrijdploeg. De reclamefilms worden gedownload, geïnstalleerd en binnen no-time lichten de reclames in full-colour op rondom het stadion. Ook de LED reclame van OakSoft schittert rond het hele veld. Het stadion loopt langzaam vol en alle informatie die de medewerkers van Faber nodig hebben tijdens de wedstrijd worden opgehaald uit het OakTree Rent systeem. Na afloop wordt na enige tijd al snel begonnen met het afbreken. De wedstrijdploeg neemt afscheid en een fris team breekt in een paar uur tijd de LED boardings af en de vrachtwagen wordt geladen. Klaar voor de volgende wedstrijd.

Ochtendgloren

Het is inmiddels zondagochtend twee uur en het team van Faber vertrekt uit Tilburg op weg naar Alkmaar. Onderweg legt men in OakTree BackStage direct de urenregistratie vast. Daarnaast wordt een kort verslag gemaakt voor de projectleiding als feedback. Terwijl onderweg nog een tankstation wordt aangedaan en een koffie wordt genuttigd, wordt de onkostenbon direct met de mobiele telefoon als foto doorgestuurd naar het kantoor. De onkostendeclaratie van de medewerker is op deze manier direct bijgewerkt in OakTree Rent. Het is inmiddels vijf uur in de ochtend wanneer de vrachtwagen van Faber aankomt in Alkmaar. De slagboom wordt geopend terwijl er een spookachtige sfeer heerst in het stadion van AZ. De ‘verse’ bouwploeg staat al bij de ingang te wachten om het stadion te voorzien van de panelen die weer worden uitgeladen. Maar niets gaat van start alvorens de koffiekannen worden uitgeschonken en de smaak van een warm bakje koffie wordt genuttigd. “Eerst even de interne mens vullen.”, roept één van de medewerkers. Opvallend is de onderlinge sfeer. Met een grapje en een dolletje worden de LED boardings op de door Faber zelf gefabriceerde ‘rails’ het stadion binnen geschoven. Ben en Auke sluiten ondertussen de bekabeling aan en langzaam maar zeker wordt het licht en worden de reclameborden vakkundig geïnstalleerd. Het is vooraan in de ochtend als het team weer klaar is voor de volgende wedstrijd van het weekend.

Aan de wieg …..

“Ik weet nog dat we alleen artikelen konden inboeken en wat kleine ordertjes. Inmiddels staat er een compleet en zeer uitgebreid gebruikersvriendelijk ERP systeem voor de evenementenbranche. We hebben ook nog vele ideeën en ook wij blijven investeren in OakTree Rent. Wij groeien ook door en samen met OakSoft bouwen we verder aan onze automatisering.”, aldus Jasper Reijgers Sr. sales manager bij Faber Audiovisuals.

Exact Online en HRM

OakTree Rent biedt naast de personeels- en wagenplanning, materiaalbeheer van offerte tot facturering ook een adequate afhandeling van de salarisadministratie. Minke Jager verantwoordelijk binnen Faber voor HRM: “Het afrekenen van overuren, onkostenvergoedingen en verlofdagen is met ons team van eigen mensen, freelancers en uitzendkrachten een hele klus. Samen met OakSoft ontwikkelden wij de personele afrekenmodule. We hebben hierdoor enorm veel grip gekregen op onze salariëringen en onkosten.” Dat binnen Faber alle afdelingen samenwerken met OakTree Rent vertelt ook Annet de Vries van Financiën: “Recent hebben we met OakSoft samen de koppeling met Exact Online gerealiseerd. Alle debiteuren en journaalposten gaan automatisch door naar Exact. Zelfs de factuur in PDF komt zonder tussenkomst direct in Exact terecht.” Jasper Reijgers sluit af: “Ook hier toonde OakSoft opnieuw aan dat men met onze wensen meedenkt en dat zorgt al jaren voor een prettige samenwerking. Een automatiseringspartner die in deze hectische wereld weet wat er van ze wordt gevraagd.”

Schrijf een commentaar

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *