Op deze pagina wij de meeste vragen van u te beantwoorden inzake de AVG. Een versie van onze verwerkersovereenkomst kunt u hier downloaden: Verwerkersovereenkomst

 

 

De meest gestelde vragen over de AVG en OakTree Rent:

Dat ligt er aan. Maakt u gebruik van OakTree Cloud? Dan dient u inderdaad voor 25 mei 2018 de verwerkersovereenkomst ondertekend te retourneren alvorens u nog gebruik kunt maken van OakTree Rent. Immers uw privacygevoelige gegevens staan mogelijk bij ons in de Cloud en dient u om te voldoen aan uw verplichtingen van de AVG met ons een verwerkersovereenkomst ondertekenen.

Maakt u geen gebruik van OakTree Cloud maar beheert u uw database zelf op uw eigen server dan dient u met uw hosting leverancier een verwerkersovereenkomst af te sluiten, mits u op uw eigen lokale servers de gegevens beheert.

Dat ligt er aan. Werkt u met OakTree Cloud? Dan dient u eerst de overeenkomst te ondertekenen. Werkt u niet met OakTree Cloud dan bent u zelf volledig verantwoordelijk voor het afsluiten van een verwerkersovereenkomst met uw leverancier die de OakTree database beheert.

  • BRON: U bent voortaan verplicht een BRON vast te leggen van hoe u aan de gegevens van de Persoon komt. Heeft u deze van de persoon zelf ontvangen per mail bijvoorbeeld, of heeft u de gegevens uit een advertentie etc. Bij controle door de toezichthouder moet u dit kunnen overleggen.
  • DOEL: Ook bent u voortaan verplicht het DOEL vast te leggen. Of te wel waarom slaat u persoonsgegevens op. Voor uw freelancers en personeel kan dat zijn vanwege de salarisadministratie of urenregistratie, maar voor contactpersonen van klanten zal het vaak gaan om als referentie op te treden of als contactpersoonnaam van uw relatie. Ook dit doel moet u aan kunnen tonen als de persoon er om vraagt.
  • AVG Register: Naast het vastleggen van het DOEL en BRON van de gegevens dient u direct op het moment uw freelancer er om vraagt kunnen aantonen welke gegevens u van de medewerker bewaard. Geboortedatum, Rijbewijsnummers, BSN nummers, Partnergegevens, burgerlijke staat etc. Daarvoor zal in de AVG versie een Relatiekaart worden getoond met alle relevante informatie.  Daarnaast moet u aangeven met wie u, en met welk doel u, de privacygegevens heeft gedeeld. Denk daarbij aan uw salarisverwerker, accountant, mailingselecties etc. U dient per persoon te registreren op welke datum u dat heeft gedaan. Ook deze informatie moet direct ter inzage liggen voor deze personen. Daarnaast kan het register ook gebruikt worden om registraties vast te leggen om het klantendossier compleet te maken. Denk hierbij aan het feit dat uw medewerker vraagt een werkgeversverklaring op te maken en deze door te mailen naar zijn hypotheekverstrekker.  Ook dit soort gegevens dient u te overleggen.
  • BEWAARTERMIJN Er zijn verplichtte bewaartermijnen die u moet aanhouden. Zo is het logisch dat u van de fiscus een copy identiteitsbewijs, geboortedatum en geslacht vastlegt voor uw salarisadministratie. Alle andere zaken moet u aantonen dat u er goed over nagedacht heeft waarom gegevens bewaard. Als de toezichthouder dit accepteert heeft u minder problemen bij het vaststellen of u zich correct houdt aan de AVG.

De medewerkers van OakSoft hebben vanaf 25 mei 2018 niet “zomaar” toegang meer tot uw gegevens. Onze updateservers werken in een geautomatiseerd proces de technische datastructuur bij. Inhoudelijk wordt er geen inzage gedaan in de datagegevens van uw database. Echter verlenen wij met regelmaat support op uw verzoek. Indien er een verwerkersovereenkomst is ondertekend geeft u daarmee toestemming aan medewerkers van OakSoft om uitsluitend voor het doel om u te ondersteunen mogelijk gegevens uit uw database ter inzage krijgt. Alle medewerkers die betrokken zijn bij uw support hebben een geheimhoudingsverklaring getekend met OakSoft en zullen uitdrukkelijk geen gegevens van u delen met derden of wie dan ook.

Daarnaast kunt u op elk moment OakSoft ontzeggen toegang te krijgen tot uw data wanneer u dat wenst. In OakTree heeft u de mogelijkheid om support te blokkeren voor medewerkers van OakSoft. U bepaalt dus uitsluitend zelf of wij wel of geen toegang krijgen.

Wilt u dat wij gebruik maken van TeamViewer dan is het duidelijk. Per sessie dient u ons toegang te geven om uw gevens te benaderen. Daarmee geeft u dus per sessie OakSoft expliciet toestemming om assistentie te verlenen. Al deze diensten en support vallen onder onze de inhoud van onze verwerkersovereenkomst.

In alle gevallen bent u dat zelf als verwerkersverantwoordelijke. Daarom is het noodzakelijk dat u bewust bent dat u deze gegevens vastlegt in OakTree Rent. Ook de termijn, de toegang en de inhoud en verwijderen van de data blijft in alle gevallen uw verantwoordelijkheid.