Nu de volgende stap maken

Toen Martijn van den Broek negen jaar geleden begon bij Frank van Ham, kon hij nooit bevroeden dat hij enkele jaren later eigenaar zou van Van Ham Tenten en Podia. Nu, precies vijf jaar nadat hij de zaak heeft overgenomen, staat er één van Europa’s grootste leveranciers van festivaltenten en Podia. Bijna vanaf dag één was van Van Ham klant bij OakSoft. Nu kijken Martijn en Geert van Erven, directeur van OakSoft, samen terug op de samenwerking.

Het is vrijdagmiddag als Martijn vol trots laat zien hoe het bedrijf de laatste jaren blijft groeien. “Kijk Geert, die nieuwe hal heb ik nu een paar maanden en eigenlijk groeien we er nu alweer uit. We hebben ruim 30.000 m2 vlondervloeren hier liggen, hebben opnieuw een nieuwe vrachtwagen gekocht en ik overweeg ook hier het naastgelegen terrein te gaan kopen, zodat ik daar kan gaan bouwen. Aan ambities geen gebrek bij Martijn. Dat hij, ondanks dat hij directeur/eigenaar is, nog altijd met zijn voeten in de moeder staat tussen zijn mensen wordt al snel duidelijk. Of zoals hij het zelf altijd zegt “Wij zijn een beetje Rock ’n Roll.” Van Ham Tenten en Podia heeft zich gespecialiseerd op het gebied van Festival podia en tenten en heeft een gerenommeerde naam. “De mensen komen ons het hele seizoen overal tegen. Van Ham levert aan bijna alle grote festivals, onder andere aan Extrema Outdoor, Solar Weekend Festival, Bospop, Mysteryland en Tomorrowland. Ook aan Dance Valley en Pinkpop leveren wij al jaren tenten, vloeren en/of podia. Wij zijn één van de grootste leveranciers van Festivaltenten in Nederland en behoren tot één van de vier grootste podiumverhuurders van de Benelux.”, aldus vertelt Matijn van den Broek vol trots.

Maryn Heesters

Binnen Van Ham Tenten en Podia is Maryn Heesters, naast werkvoorbereider, verantwoordelijk voor OakTree Rent. “We zijn blij dat we inmiddels alles in OakTree Rent hebben zitten. Zeker in mijn dagelijks werk heb ik veel met OakSoft te maken. Naast het feit dat ik moet zorgen de software hier intern draait, ben ik diegene die, samen met de helpdesk van OakSoft, zorgt voor de updates, rapportages en het algemene softwarebeheer van OakTree. Die samenwerking heb ik als zeer prettig ervaren, al wil je als gebruiker natuurlijk altijd meer en meer. Zo hebben we onze rapportages samen laten ontwikkelen met OakSoft, maar ben ik zelf ook goed in staat om kleine aanpassingen en bijsturingen door te voeren in layouts van offertes, pakbonnen en callsheets. Nu we personeelsplanning ook gaan opnemen in OakTree Rent, zijn we begonnen met het ontwerpen van nieuwe overzichten en met extra informatie, waardoor Martijn zeer snel inzage krijgt in de werkzaamheden van de komende periode. Op basis van dit rapport gaan we dan onze mensen inplannen, freelancers en/of uitzendkrachten inzetten om onze projecten zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Ik heb hierin ook alle vertrouwen dat we hiermee weer een volgende stap gaan zetten met OakTree binnen onze organisatie.”, vertelt Maryn Heesters van Van Ham Tenten en Podia enthousiast.

Eigenaar sinds 2010

We vroegen ons af hoe Martijn eigenaar is geworden? “Op zich is dat eigenlijk heel snel gegaan. Ik ben hier in 2005 gestart als de gewone tentenbouwer, met als doel projectleider te worden. Ik zou een jaar meelopen, maar na vier maanden bouwde ik mijn eerste project zelfstandig. Harold Baijens werkte hier toen al en ik ben ongeveer tegelijkertijd begonnen met Maryn Heesters. In die tijd maakten wij weken van 100 tot 120 uur. Ik vond dat dat anders moest. In 2008 kocht Frank van Ham een nieuw huis en vroeg of ik boven de zaak wilde komen wonen. Ik was op dat moment verantwoordelijk voor al het operationele bij Van Ham. Mijn vrouw Coby vond dat wel prettig, want dan zag ze mij meer dan wat ze tot dan toe deed. Nadat we een jaar bij de zaak woonde en ik vanaf dat moment misschien nog wel meer aan het werk was, heb ik tegen Frank gezegd als je ooit van je bedrijf af wilt, dan heb ik wel interesse. Dat was niet tegen dovemansoren gezegd en we zijn direct gaan kijken om de financiering rond te krijgen. Toen dat was gelukt zei Frank tegen mij: luister Martijn als het goed gaat, mag je me altijd een keer bellen. Maar als het niet goed gaat, moet je me ZEKER niet bellen. Vanaf de dag dat ik het heb overgenomen, heeft Frank zich dan ook nergens meer mee bemoeid en sindsdien draait het hele bedrijf op ons.”

Start met OakTree Rent

In 2010 nam Martijn het dus over en wist dat hij wat humanere werktijden moest realiseren voor hem en zijn mensen. “We zouden efficiënt moeten gaan werken. We hadden en hebben een platte organisatie. Alles zit bij ons in het hoofd, maar we moesten wel efficiënter gaan werken. We hadden geen idee hoe onze voorraad er precies uit zag, alles ging nog op papier en toen nam Geert contact met ons op. Ik dacht laten we eens kijken of ons dat kan helpen.”, aldus Martijn over de eerste contacten. Directeur Geert van Erven van OakSoft kan zich dat nog goed herinneren. “Wij waren ook net begonnen en ik was op zoek naar een professionele tenten- en podiaverhuurder. Ik kwam telkens de naam Van Ham tegen, maar ik dacht dit is te hoog gegrepen en durfde dus eigenlijk niet te bellen. Totdat iedereen mij vertelde over die directeur, wat een eerlijk vent was en waarmee ik wel door één deur zou kunnen. Dus belde ik Martijn op en het klikte meteen. Ik ben in mijn auto gestapt en naar Bladel gereden. Martijn liet zien dat zijn bedrijf geen enkele vorm van gespecialiseerde automatisering had, maar je zag direct dat hier toch alles perfect georganiseerd was. Daarnaast wilde men ook gebruik gaan maken van een eenvoudigere manier om tenten en podia samen te stellen en dus bedachten we daar een oplossing voor.”

Artikelconfigurator

Martijn is duidelijk over zijn paradepaardje. “Die artikelconfigurator werkt echt geweldig, in OakTree kunnen wij dit volledig inrichten per artikel. Zo kunnen we vragen hoe lang en breed de tent moet zijn, waarbij OakTree zelfs weet welke afmetingen er wel en niet mogelijk zijn. We kunnen vragen hoeveel bruggen en deuren erin moeten komen

Gebruiker van het eerst uur

Wij zijn de afgelopen jaren flink gegroeid en kunnen collega’s die willen groeien en professionaliseren OakTreeRent van harte aanbevelen. Wij gaan de komende jaren samen met deze preferente softwarepartner door met onze toekomstige ontwikkelingen!

David van Schie Party Rental is een middelgroot, allround, partyverhuurbedrijf met hoofdzakelijk klanten in de evenementensector. Collega-verhuurbedrijven, evenementenbureaus, cateraars, horecabedrijven, maar ook gemeentelijke instanties en particulieren huren, vaak al jarenlang, graag bij David van Schie vanwege de persoonlijke benadering, uitstekende service en hoge kwaliteit materialen.

“Allereerst willen wij directeur Geert van Erven met zijn professionele team van harte feliciteren met het 5-jarig jubileum”, benadrukt David van Schie. “Wij zijn vanaf het eerste uur betrokken geweest bij de ontwikkeling van OakTree Rent en nog steeds actief gebruiker. Uiteraard willen wij hun hartelijk bedanken voor alle hulp de afgelopen vijf jaar. “, aldus David van Schie. Voor OakTree Rent heeft David van Schie Party Rental al verschillende andere softwarepakketten gebruikt. Het vorige pakket was net volledig geïmplementeerd toen het verhuurbedrijf in contact kwam met OakSoft. “Omdat geen enkel pakket volledig aan onze eisen kon voldoen, deden we maar concessies aan de werkwijze op dat moment. Toen OakTree Rent wél onze wensen beloofde waar te maken, hebben we direct afscheid genomen van het vorige softwarepakket en een noemenswaardig bedrag afgeschreven”, bekent David. “Vanaf de eerste dag zijn we zeet tevreden over OakTree Rent. Het pakket ziet er fris, modern en professioneel uit. Het pakket is heel veelzijdig; er zitten veel meer functies in dan de functies die wij nu gebruiken.”, gaat David verder.

OakTree Finance

In tegenstelling tot vele andere softwarepakketten voor de verhuur heeft OakTree Rent een volledig geïntegreerde eigen financiële administratie. OakTree Finance is de financiële module binnen OakTree Rent, waarmee verhuurders hun volledige financiële administratie kunnen integreren. Directeur Geert van Erven geeft aan waarom OakSoft heeft gekozen, voor het in eigen beheer ontwikkelen van een financieel pakket. “De meeste softwareleveranciers “verontschuldigen zich” door hard te roepen, waarom zou je een financieel pakket ontwikkelen als je kunt koppelen aan bestaande pakketten als Exact, Unit4, King, Snelstart, Afas of noem de pakketten maar op. Maar als dat argument steekhoudend zou zijn, dan kun je je als leverancier ook afvragen waarom je dan überhaupt nog met een financieel pakket komt. Immers die zijn er ook wel een paar. Ik ben ervan overtuigd dat het te maken heeft met het feit dat er bij softwarebureau’s er maar weinig know-how aanwezig is van boekhoudkundige processen. Dat is wellicht het verschil. Binnen OakSoft zijn er diverse medewerkers met een boekhoudkundige achtergrond. Zelf ben ik van oorsprong boekhouder die de switch heeft gemaakt als programmeur. Maar die kennis verleer je nooit. Daarnaast is mijn broer Henrie van Erven al jaren betrokken bij de ontwikkeling van OakTree Finance en heeft hij ook nog een eigen administratie- en belastingkantoor. Ook collega Twan Brok heeft jarenlang binnen advocaten-, notarissen- en deurwaarderskantoren de financiële administratie ondersteund en heb ik Twan Brok speciaal nog zijn Praktijkdiploma Boekhouden laten halen”, aldus directeur Geert van Erven. Twan Brok vult aan. “De meeste pakketten koppelen met grote moeite wat journaalposten en facturen. Uiteraard kan OakTree Finance dat natuurlijk ook. Zo hebben wij al koppelingen met Exact Online, Unit4, Final, Calculo en is in Versie 4.0 ook de koppeling naar Navision gerealiseerd. Omdat we vanuit OakTree Rent met een druk op de knop kunnen factureren kan de journalisering zeer uitgebreid worden geboekt. Bovendien hebben de mogelijkheid om zeer eenvoudig correcties te maken door crediteringen, voorschotfacturen, deelbetalingen en meer projectgerelateerde vastleggingen.”

Sinds Versie 4.0 heeft OakTree Finance een geautomatiseerde koppeling met de diverse grote bankinstellingen. Met een druk op de knop downloadt OakTree uw bankmutaties rechtstreeks vanuit uw bank. Ook David van Schie heeft veel ervaringen opgedaan met OakTree Finance. “Het financiële deel van OakTree is ook erg uitgebreid en zit zo goed in elkaar”, lacht David. “dat de boekhouder er blij van wordt.”

OakTree Party Rent

Ondanks dat niet alle wensen van het partyverhuurbedrijf vanaf het begin in het pakket aanwezig waren, werden zij zeer goed geholpen met tussenoplossingen. “Toen ik om 02.00 uur ’s nachts een mail stuurde met een probleem, kreeg ik om 03.00 uur een mail met update van Geert terug! Ongelofelijk toch? Alle beloftes zijn nagekomen, naar alle wensen wordt goed geluisterd en vaak ook meegenomen in de volgende update; dit is MIJN pakket. Kortom, wij ervaren de samenwerking met OakSoft als uiterst uniek!”

Verhuizing

David vervolgt: “Sinds we OakTree Rent gebruiken zij we flink gegroeid en verhuisd naar een pand van 1.700 m2, maar we hebben nog altijd goed inzichtelijk op welke locaties en bij welke klanten onze materialen aanwezig zijn. Schoonmaakkosten en manco’s worden met een paar klikken meegenomen op de factuur. Prijswijzigingen en een nieuwe foto in de webshop worden met een muisklik bijgewerkt. David van Schie Party Rental is in Zuid-Holland een goede bekende van de collega’s in de evenementensector, maar vaak werkt het bedrijf achter de schermen in opdracht van anderen. De kans is groot dat u bij een beroemd theater over de rode loper wandelt tussen de afzetpaaltjes en koorden uit ‘s-Gravenzande of in een speciale VIP-ruimte zit van een grootschalig (sport)evenement op het prachtige meubilair van David van Schie Party Rental.

Toekomstverwachtingen

Een aantal functies uit het softwarepakket worden nog niet gebruikt, maar gaat het verhuurbedrijf zeker in de toekomst introduceren. Denk hierbij aan de barcodescanner voor het rapen in het magazijn en het bijhouden van de voorraad/inkoop van de verkoopartikelen. “Ook willen we de webshop klantvriendelijker maken en de mogelijkheden hiervan uitbreiden. Financieel zit het pakket goed in elkaar, maar ik zou er graag nog wat meer managementinformatie uit willen halen. Gezien onze ervaringen met het OakSoft team de afgelopen vijf jaar, heb ik recent vernomen dat dit in Versie 4 gerealiseerd zal zijn.”, besluit David van Schie tevreden.

Relight kiest OakTree Rent

Na een lange degelijke voorbereiding heeft de Relight Group gekozen om haar automatisering in handen te leggen van OakSoft. Jan Siemons, eigenaar van de Relight Group, gaat samen met het team van OakSoft zijn automatisering volledig opnieuw aanpakken.

Totaalleverancier
Het was geen eenvoudige keuze. Relight is naast een middelgrote verhuurder van licht- en geluid, tevens een totaalleverancier van professionele AV-apparatuur. "Sinds onze oprichting in 1984 zijn wij gespecialiseerd in het mede tot stand brengen van allerlei evenementen. De omvang van uw evenement maakt ons niet uit. Naast de losse verhuur zijn wij tevens expert in ondersteuning en totaalverzorging voor, tijdens en na uw evenement. Bij ons bent u op het juiste adres op het gebied van rigging, licht, geluid, video, effecten, podia, stoffering, stroomverdeling en bekabeling.", aldus Jan Siemons vol trots over zijn bedrijf.

Implementatie
relightautoVoor de invoering van OakTree Rent binnen Relight is Martijn Satter aangewezen als eind-verantwoordelijke. "We hebben jarenlang gewerkt met RMS.  We hadden met Stan een enorme goede band en hij stond altijd voor ons klaar. We zijn daarna de markt opnieuw gaan onderzoeken en kwamen zo bij OakSoft terecht en na een aantal kritische vragen en uitgebreide demonstraties hebben we weloverwogen de keuze gemaakt. We zijn niet over een nacht ijs gegaan want deze beslissing nemen wij hopelijk weer voor jaren. De prettige contacten met OakSoft en de professionele aanpak sprak ons enorm aan.", aldus Martijn.

Ook directeur Geert van Erven is blij met de keuze van Relight. "Wij beginnen voortaan met het inventariseren van wat de klanten zoekt. Waar legt men de lat. Een belangrijk aspect was dat Relight een volgende stap wilde maken. Mooi is ook dat men gebruik gaat maken van onze geïntegreerde financiële software. Daarmee kunnen we bedrijven juist meer bieden dan menig ander aanbieder van verhuursoftware.  Van projectadministratie tot aan de kosten- en kostendragers kunnen worden vastgelegd op alle niveau's binnen de verhuur- en artikeladministratie. Het was voor ons wel duidelijk dat Relight haar zaakjes goed op orde heeft. En dat zie je dan ook terug al in het voortraject. We hopen dat we samen kunnen bouwen aan een langdurige samenwerking, maar daar hebben wij alle vertrouwen in." 

Welkom Leliveld Verhuur!

Met trots kunnen we vandaag het weekend in met de keuze van onze nieuwe klant Leliveld Verhuur. Na een uitgebreide presentatie van OakTree Rent koos het familiebedrijf voor de oplossing van OakSoft. Met name het gebruik van de tenten- en podiumconfigurator die wij samen met Van Ham Tenten & Podia B.V. hebben ontwikkeld werd met veel belangstelling onthaald.

Familiebedrijf

Leliveld Verhuur is een echt familiebedrijf. Tim Leliveld daarover: “Wij zijn inderdaad een echt familiebedrijf. Bij ons is de klant nog echt koning. Ons bedrijf bestaat inmiddels al bijna 30 jaar en we bieden als totaalleverancier het complete assortiment voor de organisatie van uw feesten, buitenevenementen en beurzen.  Hierbij kunt u denken aan: aggregaten, kachels, verwarmingsunits, airco’s, licht, geluid, video, podia, podiumwagens, overkappingen, tenten, pagodetenten decors, bars, meubilair, vloerbedekking, dansvloeren, stoffering, hekken en noodvoorzieningen. Kortom, alles wat je nodig hebt kunnen wij voor u leveren.”, aldus Tim.

Tim Leliveld kwam in contact met OakSoft via zijn neef Rick. Rick Leliveld is zelf eigenaar van Accuraat Verhuur en een ervaren gebruiker van OakTree Rent. OakSoft heeft daar in korte termijn laten zien wat een degelijke automatisering voor verhuurbedrijven kan betekenen. Ook voor Leliveld is dit het uiteindelijke doel. “Wij gaan het stap-voor-stap inrichten en we leggen onze lat steeds hoger.  Met OakSoft willen wij onze organisatie verder professionaliseren en denken hiermee een belangrijke efficiëncy stap te gaan maken. Voor de tentenverhuur keken we natuurlijk ook naar partijen als Intertent en Van Ham Tenten & Podia. Wij vertrouwen er op dat wij met OakTree Rent snel live zullen gaan maar we begrijpen ook dat er voor ons dan nog wel wat werk te verzetten is.” , aldus Tim Leliveld.

Wij danken Leliveld verhuur voor het vertrouwen.

Cosmos Verhuur kiest voor OakTree Rent

Afgelopen week koos Cosmos verhuur voor de software van OakSoft. Tom Dirckx, zaakvoerder van de Belgische Party- en Attractieverhuurder, ging niet over één nacht ijs. Na diverse besprekingen en demonstratie van de software, was het voor Cosmos duidelijk om haar kantoorautomatisering aan te gaan pakken met OakTree Rent.

Lees meer