Efficiënter en sneller werken

Rick Leliveld is duidelijk als het gaat om zijn keuze voor de nieuwe automatisering van het familiebedrijf Accuraat Verhuur met OakTree Rent. “In een drukke- en soms hectische branche moet je voor 100% kunnen vertrouwen op je software. De software binnen de verhuur is immers een verlengstuk van je organisatie.”

Efficiënter werken

Accuraat Verhuur en OakSoft kwamen onlangs tot overeenstemming met elkaar. De horeca- en Partyverhuurder ging niet over één nacht ijs. “Wij gebruikten hiervoor eerder andere pakketten voor onze organisatie. Alleen is gebleken, dat je er met de software alleen nog niet bent. Immers voor ons is van net zo groot belang de toekomstvisie en de zogenaamde “klik” die je hebt met je leverancier. Dat geldt voor ons zelf, maar even zo zeer voor onze partners.”, aldus Rick Leliveld van Accuraat. “De voornaamste reden om over te stappen op OakTree Rent is de behoefte die wij hadden aan een sterk en stabiel pakket, waarin de mogelijkheden eindeloos waren. Vooral het logistieke gedeelte in OakTree Rent sprak ons ontzettend aan. Eindelijk vonden we een pakket die exact registreert wat ons magazijn verlaat en terugkeert.”

“Door de slimme en
efficiëntere
manier met
pakbonnen
verwachten wij
35% sneller
orders te picken.”

 

Relatiebeheer

Rick Leliveld is zelf niet alleen verantwoordelijk voor de keuze voor OakTree Rent, maar staat zelf ook aan de basis van de eigen implementatie van de software. “De software bevalt tot op heden erg goed. De mogelijkheden zijn enorm en iedere dag ontdekken wij weer nieuwe functies. Het is een absolute aanrader voor collega verhuurders, omdat het pakket groot denkt. Als middelgroot en/of kleine verhuurder ben je hierdoor voorbereid op groei. Slechts éénmaal richt je het pakket volledig op de juiste manier in en daarna kun je eindeloos voort.” Elk bedrijf heeft te maken met nieuwe relaties en het correct onderhouden van de bestaande contacten. Een dergelijk relatiebeheer systeem is dan onontbeerlijk. “Het CRM gedeelte in de software is een absolute aanrader. Het pakket weet feilloos het verschil tussen particulieren en zakelijke klanten en gaat hier dan ook anders mee om. De koppeling met de Kamer van Koophandel en de Postcode database maakt het helemaal af.”, stelt Rick enthousiast vast.

Nieuwste telg

Het is mooi om een referentieverhaal op te schrijven als het succesvol is. OakSoft doet het anders. “Je leest altijd mooie verhalen over projecten die succesvol zijn verlopen en hoe tevreden klanten zijn. Dat is bij ons niet anders hoor, maar ik schroom ook niet om mijn klanten die kritisch zijn aan het woord te laten. Mijn motto is altijd ‘een klagende klant is een klant voor het leven’. Los een probleem samen op en laat zien dat je er voor die klant bent en echt voor hem door het vuur wilt gaan. Als het goed is zal men dat waarderen en ontstaat er een prettige samenwerking die jaren kan duren. Ik weet dat ik elke morgen in de spiegel kan kijken en dat ik vaak veel te ver ga voor onze klanten.”, aldus Geert van Erven, directeur van OakSoft.

“Ja, ik zit daar iets anders in.”. vult Twam Brok, operationeel manager van OakSoft Geert aan. “Ik ben echt van het scheppen van het verwachtingspatroon aan twee kanten. Als een klant wil starten met onze software, dan vraag ik eerst wanneer ze LIVE willen gaan. Afhankelijk van de omvang van de klant en de gewenste functionaliteiten werken we een plan van aanpak uit. Wij hebben bewezen dat dit in de praktijk uitstekend werkt als men zich hier aan houdt. Men vergeet nog wel eens dat het succes van OakSoft voor het belangrijkste deel aankomt op het serieus aanpakken van het afgesproken implementatietraject. Helaas moet ik constateren dat ik maar al te vaak nieuwe klanten tegen komen die er na vijf maanden nog niet één artikel in hebben zitten. Druk, druk, druk horen we dan. Dat is niet erg, maar dat betekent wel dat doelstellingen bijgesteld moeten worden. Grappige is bijvoorbeeld, dat we een klant hebben die al vier jaar bezig is, maar nog niet verder is gekomen dan een paar artikelen en een prijslijst. Toch neemt hij geen afscheid, want onlangs werden weer opnieuw afspraken gemaakt. We zijn heel benieuwd hoe het nu gaat. Om maar aan te geven dat het niet vanzelf gaat. Wij kunnen helpen en adviseren, maar de klant moet het grotendeels wel zelf doen.”. aldus Twan.

Rick Leliveld is het daarmee eens. “Het mooie van dit verhaal is dat wij nog niet live zijn. Wij streven er na 1 januari volledig operationeel te zijn. Toen Geert mij vroeg om aan deze uitgave mee te werken dacht ik, hé dat is bijzonder. We hebben nog geen dagelijkse ervaringen en toch wil men mijn verhaal reeds horen. Tot ik te horen kreeg dat het juist de bedoeling was om de samenwerking en het implementatietraject nog eens onder de loep te nemen. Toen begreep ik het wel. De samenwerking met OakSoft bevalt erg goed. De support via de website voor vragen of ideeën werkt erg fijn en snel. De reactie van OakSoft is erg snel en er is tot nu toe nog geen vraag onbeantwoord gebleven. Ik heb nu een aantal sessies samen met Angelo, consultant van OakSoft, in Tilburg gehad en samen zijn we in korte tijd al een heel eind op de rit. Daarnaast denk ik nu samen met collega David van Schie Partyrental, mee aan verdere oplossingen. Zo denken wij ook aan een verdere optimalisatie en automatisering van ons magazijn, routes en rittenadministratie, barcodescanning en willen we onze haal- en brengservice gaan uitbreiden met het versturen van SMS berichten naar onze klanten. Iets wat door OakSoft enthousiast werd ontvangen.”

Niet onderschatten

Accuraat Verhuur is geen onbekende in de branche. Men verhuurt horeca-benodigdheden en party materialen voor elk feest of evenement. Dit doet men voor zowel zakelijke of particuliere klanten. Door een persoonlijke aanpak is Accuraat Verhuur in staat om elk feest en/of evenement, ongeacht de omvang. te doen slagen. Accuraat levert onder andere op festivals als Lowlands, het North Sea Jazz Festival maar ook op vele andere zakelijke en particuliere evenementen. “We moeten Accuraat zeker niet onderschatten en wat ik zo goed vind aan Rick is dat hij ook meedenkt met ons. Niet dat van moet ik hebben, anders werkt het niet, maar hij denkt samen met ons mee naar oplossingen. Derhalve denken wij dan ook enthousiast met hem mee door hun input. Zo zijn we nu voor versie 4.0 enkele nieuwe functies aan het maken, waarbij Rick aan de basis heeft gestaan. Zo heeft OakTree Rent 4.0 inmiddels een controle op de openingstijden van het magazijn en controle op de haal- en brengservice, met doorkoppeling nar de routelijsten. Tevens heeft OakTree een nieuwe ‘losse verhuur’ module, of wel dryhire en cq balieverhuur. Met snelle handelingen kan dan binnen twee minuten de gehele order afgehandeld worden. Juist ideaal voor afhalen aan de balie. Als er sprake is van een afhaalbon heb je veel minder informatie nodig, een identiteitsbewijs kan direct gescand worden, betalingen afgehandeld en een afleverbon direct uit de printer gehaald.”, aldus Atmo Machielse verantwoordelijk voor de nieuwe ontwikkelingen binnen OakSoft. Rick Leliveld is zeer enthousiast over de opstart en wij geloven in een langdurige relatie met deze nieuwe ‘telg’ in onze familie.

Nu de volgende stap maken

Toen Martijn van den Broek negen jaar geleden begon bij Frank van Ham, kon hij nooit bevroeden dat hij enkele jaren later eigenaar zou van Van Ham Tenten en Podia. Nu, precies vijf jaar nadat hij de zaak heeft overgenomen, staat er één van Europa’s grootste leveranciers van festivaltenten en Podia. Bijna vanaf dag één was van Van Ham klant bij OakSoft. Nu kijken Martijn en Geert van Erven, directeur van OakSoft, samen terug op de samenwerking.

Het is vrijdagmiddag als Martijn vol trots laat zien hoe het bedrijf de laatste jaren blijft groeien. “Kijk Geert, die nieuwe hal heb ik nu een paar maanden en eigenlijk groeien we er nu alweer uit. We hebben ruim 30.000 m2 vlondervloeren hier liggen, hebben opnieuw een nieuwe vrachtwagen gekocht en ik overweeg ook hier het naastgelegen terrein te gaan kopen, zodat ik daar kan gaan bouwen. Aan ambities geen gebrek bij Martijn. Dat hij, ondanks dat hij directeur/eigenaar is, nog altijd met zijn voeten in de moeder staat tussen zijn mensen wordt al snel duidelijk. Of zoals hij het zelf altijd zegt “Wij zijn een beetje Rock ’n Roll.” Van Ham Tenten en Podia heeft zich gespecialiseerd op het gebied van Festival podia en tenten en heeft een gerenommeerde naam. “De mensen komen ons het hele seizoen overal tegen. Van Ham levert aan bijna alle grote festivals, onder andere aan Extrema Outdoor, Solar Weekend Festival, Bospop, Mysteryland en Tomorrowland. Ook aan Dance Valley en Pinkpop leveren wij al jaren tenten, vloeren en/of podia. Wij zijn één van de grootste leveranciers van Festivaltenten in Nederland en behoren tot één van de vier grootste podiumverhuurders van de Benelux.”, aldus vertelt Matijn van den Broek vol trots.

Maryn Heesters

Binnen Van Ham Tenten en Podia is Maryn Heesters, naast werkvoorbereider, verantwoordelijk voor OakTree Rent. “We zijn blij dat we inmiddels alles in OakTree Rent hebben zitten. Zeker in mijn dagelijks werk heb ik veel met OakSoft te maken. Naast het feit dat ik moet zorgen de software hier intern draait, ben ik diegene die, samen met de helpdesk van OakSoft, zorgt voor de updates, rapportages en het algemene softwarebeheer van OakTree. Die samenwerking heb ik als zeer prettig ervaren, al wil je als gebruiker natuurlijk altijd meer en meer. Zo hebben we onze rapportages samen laten ontwikkelen met OakSoft, maar ben ik zelf ook goed in staat om kleine aanpassingen en bijsturingen door te voeren in layouts van offertes, pakbonnen en callsheets. Nu we personeelsplanning ook gaan opnemen in OakTree Rent, zijn we begonnen met het ontwerpen van nieuwe overzichten en met extra informatie, waardoor Martijn zeer snel inzage krijgt in de werkzaamheden van de komende periode. Op basis van dit rapport gaan we dan onze mensen inplannen, freelancers en/of uitzendkrachten inzetten om onze projecten zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Ik heb hierin ook alle vertrouwen dat we hiermee weer een volgende stap gaan zetten met OakTree binnen onze organisatie.”, vertelt Maryn Heesters van Van Ham Tenten en Podia enthousiast.

Eigenaar sinds 2010

We vroegen ons af hoe Martijn eigenaar is geworden? “Op zich is dat eigenlijk heel snel gegaan. Ik ben hier in 2005 gestart als de gewone tentenbouwer, met als doel projectleider te worden. Ik zou een jaar meelopen, maar na vier maanden bouwde ik mijn eerste project zelfstandig. Harold Baijens werkte hier toen al en ik ben ongeveer tegelijkertijd begonnen met Maryn Heesters. In die tijd maakten wij weken van 100 tot 120 uur. Ik vond dat dat anders moest. In 2008 kocht Frank van Ham een nieuw huis en vroeg of ik boven de zaak wilde komen wonen. Ik was op dat moment verantwoordelijk voor al het operationele bij Van Ham. Mijn vrouw Coby vond dat wel prettig, want dan zag ze mij meer dan wat ze tot dan toe deed. Nadat we een jaar bij de zaak woonde en ik vanaf dat moment misschien nog wel meer aan het werk was, heb ik tegen Frank gezegd als je ooit van je bedrijf af wilt, dan heb ik wel interesse. Dat was niet tegen dovemansoren gezegd en we zijn direct gaan kijken om de financiering rond te krijgen. Toen dat was gelukt zei Frank tegen mij: luister Martijn als het goed gaat, mag je me altijd een keer bellen. Maar als het niet goed gaat, moet je me ZEKER niet bellen. Vanaf de dag dat ik het heb overgenomen, heeft Frank zich dan ook nergens meer mee bemoeid en sindsdien draait het hele bedrijf op ons.”

Start met OakTree Rent

In 2010 nam Martijn het dus over en wist dat hij wat humanere werktijden moest realiseren voor hem en zijn mensen. “We zouden efficiënt moeten gaan werken. We hadden en hebben een platte organisatie. Alles zit bij ons in het hoofd, maar we moesten wel efficiënter gaan werken. We hadden geen idee hoe onze voorraad er precies uit zag, alles ging nog op papier en toen nam Geert contact met ons op. Ik dacht laten we eens kijken of ons dat kan helpen.”, aldus Martijn over de eerste contacten. Directeur Geert van Erven van OakSoft kan zich dat nog goed herinneren. “Wij waren ook net begonnen en ik was op zoek naar een professionele tenten- en podiaverhuurder. Ik kwam telkens de naam Van Ham tegen, maar ik dacht dit is te hoog gegrepen en durfde dus eigenlijk niet te bellen. Totdat iedereen mij vertelde over die directeur, wat een eerlijk vent was en waarmee ik wel door één deur zou kunnen. Dus belde ik Martijn op en het klikte meteen. Ik ben in mijn auto gestapt en naar Bladel gereden. Martijn liet zien dat zijn bedrijf geen enkele vorm van gespecialiseerde automatisering had, maar je zag direct dat hier toch alles perfect georganiseerd was. Daarnaast wilde men ook gebruik gaan maken van een eenvoudigere manier om tenten en podia samen te stellen en dus bedachten we daar een oplossing voor.”

Artikelconfigurator

Martijn is duidelijk over zijn paradepaardje. “Die artikelconfigurator werkt echt geweldig, in OakTree kunnen wij dit volledig inrichten per artikel. Zo kunnen we vragen hoe lang en breed de tent moet zijn, waarbij OakTree zelfs weet welke afmetingen er wel en niet mogelijk zijn. We kunnen vragen hoeveel bruggen en deuren erin moeten komen

Gebruiker van het eerst uur

Wij zijn de afgelopen jaren flink gegroeid en kunnen collega’s die willen groeien en professionaliseren OakTreeRent van harte aanbevelen. Wij gaan de komende jaren samen met deze preferente softwarepartner door met onze toekomstige ontwikkelingen!

David van Schie Party Rental is een middelgroot, allround, partyverhuurbedrijf met hoofdzakelijk klanten in de evenementensector. Collega-verhuurbedrijven, evenementenbureaus, cateraars, horecabedrijven, maar ook gemeentelijke instanties en particulieren huren, vaak al jarenlang, graag bij David van Schie vanwege de persoonlijke benadering, uitstekende service en hoge kwaliteit materialen.

“Allereerst willen wij directeur Geert van Erven met zijn professionele team van harte feliciteren met het 5-jarig jubileum”, benadrukt David van Schie. “Wij zijn vanaf het eerste uur betrokken geweest bij de ontwikkeling van OakTree Rent en nog steeds actief gebruiker. Uiteraard willen wij hun hartelijk bedanken voor alle hulp de afgelopen vijf jaar. “, aldus David van Schie. Voor OakTree Rent heeft David van Schie Party Rental al verschillende andere softwarepakketten gebruikt. Het vorige pakket was net volledig geïmplementeerd toen het verhuurbedrijf in contact kwam met OakSoft. “Omdat geen enkel pakket volledig aan onze eisen kon voldoen, deden we maar concessies aan de werkwijze op dat moment. Toen OakTree Rent wél onze wensen beloofde waar te maken, hebben we direct afscheid genomen van het vorige softwarepakket en een noemenswaardig bedrag afgeschreven”, bekent David. “Vanaf de eerste dag zijn we zeet tevreden over OakTree Rent. Het pakket ziet er fris, modern en professioneel uit. Het pakket is heel veelzijdig; er zitten veel meer functies in dan de functies die wij nu gebruiken.”, gaat David verder.

OakTree Finance

In tegenstelling tot vele andere softwarepakketten voor de verhuur heeft OakTree Rent een volledig geïntegreerde eigen financiële administratie. OakTree Finance is de financiële module binnen OakTree Rent, waarmee verhuurders hun volledige financiële administratie kunnen integreren. Directeur Geert van Erven geeft aan waarom OakSoft heeft gekozen, voor het in eigen beheer ontwikkelen van een financieel pakket. “De meeste softwareleveranciers “verontschuldigen zich” door hard te roepen, waarom zou je een financieel pakket ontwikkelen als je kunt koppelen aan bestaande pakketten als Exact, Unit4, King, Snelstart, Afas of noem de pakketten maar op. Maar als dat argument steekhoudend zou zijn, dan kun je je als leverancier ook afvragen waarom je dan überhaupt nog met een financieel pakket komt. Immers die zijn er ook wel een paar. Ik ben ervan overtuigd dat het te maken heeft met het feit dat er bij softwarebureau’s er maar weinig know-how aanwezig is van boekhoudkundige processen. Dat is wellicht het verschil. Binnen OakSoft zijn er diverse medewerkers met een boekhoudkundige achtergrond. Zelf ben ik van oorsprong boekhouder die de switch heeft gemaakt als programmeur. Maar die kennis verleer je nooit. Daarnaast is mijn broer Henrie van Erven al jaren betrokken bij de ontwikkeling van OakTree Finance en heeft hij ook nog een eigen administratie- en belastingkantoor. Ook collega Twan Brok heeft jarenlang binnen advocaten-, notarissen- en deurwaarderskantoren de financiële administratie ondersteund en heb ik Twan Brok speciaal nog zijn Praktijkdiploma Boekhouden laten halen”, aldus directeur Geert van Erven. Twan Brok vult aan. “De meeste pakketten koppelen met grote moeite wat journaalposten en facturen. Uiteraard kan OakTree Finance dat natuurlijk ook. Zo hebben wij al koppelingen met Exact Online, Unit4, Final, Calculo en is in Versie 4.0 ook de koppeling naar Navision gerealiseerd. Omdat we vanuit OakTree Rent met een druk op de knop kunnen factureren kan de journalisering zeer uitgebreid worden geboekt. Bovendien hebben de mogelijkheid om zeer eenvoudig correcties te maken door crediteringen, voorschotfacturen, deelbetalingen en meer projectgerelateerde vastleggingen.”

Sinds Versie 4.0 heeft OakTree Finance een geautomatiseerde koppeling met de diverse grote bankinstellingen. Met een druk op de knop downloadt OakTree uw bankmutaties rechtstreeks vanuit uw bank. Ook David van Schie heeft veel ervaringen opgedaan met OakTree Finance. “Het financiële deel van OakTree is ook erg uitgebreid en zit zo goed in elkaar”, lacht David. “dat de boekhouder er blij van wordt.”

OakTree Party Rent

Ondanks dat niet alle wensen van het partyverhuurbedrijf vanaf het begin in het pakket aanwezig waren, werden zij zeer goed geholpen met tussenoplossingen. “Toen ik om 02.00 uur ’s nachts een mail stuurde met een probleem, kreeg ik om 03.00 uur een mail met update van Geert terug! Ongelofelijk toch? Alle beloftes zijn nagekomen, naar alle wensen wordt goed geluisterd en vaak ook meegenomen in de volgende update; dit is MIJN pakket. Kortom, wij ervaren de samenwerking met OakSoft als uiterst uniek!”

Verhuizing

David vervolgt: “Sinds we OakTree Rent gebruiken zij we flink gegroeid en verhuisd naar een pand van 1.700 m2, maar we hebben nog altijd goed inzichtelijk op welke locaties en bij welke klanten onze materialen aanwezig zijn. Schoonmaakkosten en manco’s worden met een paar klikken meegenomen op de factuur. Prijswijzigingen en een nieuwe foto in de webshop worden met een muisklik bijgewerkt. David van Schie Party Rental is in Zuid-Holland een goede bekende van de collega’s in de evenementensector, maar vaak werkt het bedrijf achter de schermen in opdracht van anderen. De kans is groot dat u bij een beroemd theater over de rode loper wandelt tussen de afzetpaaltjes en koorden uit ‘s-Gravenzande of in een speciale VIP-ruimte zit van een grootschalig (sport)evenement op het prachtige meubilair van David van Schie Party Rental.

Toekomstverwachtingen

Een aantal functies uit het softwarepakket worden nog niet gebruikt, maar gaat het verhuurbedrijf zeker in de toekomst introduceren. Denk hierbij aan de barcodescanner voor het rapen in het magazijn en het bijhouden van de voorraad/inkoop van de verkoopartikelen. “Ook willen we de webshop klantvriendelijker maken en de mogelijkheden hiervan uitbreiden. Financieel zit het pakket goed in elkaar, maar ik zou er graag nog wat meer managementinformatie uit willen halen. Gezien onze ervaringen met het OakSoft team de afgelopen vijf jaar, heb ik recent vernomen dat dit in Versie 4 gerealiseerd zal zijn.”, besluit David van Schie tevreden.

OakTree Rent en Route

Samen met zijn zoon Paul en dochter Erna is Peter Antonis uitgegroeid tot één van de grootste sanitairverhuurders van Nederland. Inmiddels doet Peter (58) het wat rustiger aan en zorgt hij er voor dat de opslagplaats in Goirle er ordentelijk bij blijft liggen. Erna en Paul doen inmiddels het management van het snelgroeiende familiebedrijf. Wat ooit begon met het verhuren van 1 toiletwagen en 2 marktkramen, is vandaag de dag uitgegroeid tot een volume van een kleine 100 kantoorunits, 3000 toiletcabines en ruim 100 toilet- en douche-containerwagens.

Festivals en Evenementen

Antonis is drie jaar gestart begonnen met OakTree Rent. Primair voor de automatisering van de festivals. Erna vertelt enthousiast over de samenwerking met OakSoft. “In 2011 werden wij door OakSoft benaderd. OakSoft was een nieuwe speler in de markt en waren op zoek naar een bedrijf in sanitair, toiletten en kantoorunits. Op dat moment waren wij zelf bezig om de routes van de bouwtoiletten verder te gaan uitbreiden en kwam OakTree eigenlijk als geroepen. Dat Geert in het verleden wereldwijd BFI/SITA heeft geautomatiseerd en dus behoorlijk wat kennis had van de container- en transportwereld gaf ons extra vertrouwen.”, aldus Erna.

Ook Geert van Erven legt uit hoe het project is gelopen. “Wij waren blij dat we maar liefst twee verhuurders van kantoorunits en sanitaire voorzieningen tot onze klantenkring konden rekenen. Met Antonis kregen we daarmee een prachtige samenwerking. Alleen bleek al snel dat alle input uitsluitend vanuit Goirle moest komen. Ook liet men overkomen dat Antonis een stuk kleiner was dan andere bekende verhuurders uit de markt, maar ook dat bleek in de praktijk wel even anders. Erna onderschatte de omvang van haar eigen organisatie enorm of het zal de Brabantse nuchterheid wel zijn.”, lacht Geert enthousiast als hij praat over Antonis. “We hebben het project stap voor stap opgepakt. We zijn niet overhaast te werk gegaan want hadden snel door dat dit tot dat moment onze grootste klant zou worden.” Ook Angelo van Erven legt uit hoe het project is gelopen. “In 2012 is Antonis overgestapt van hun oude verhuurprogramma naar OakTree Rent. In eerste instantie dus alleen voor de tak evenementen. Omdat de lange termijnverhuur nog door ons geprogrammeerd moest worden, zijn we begonnen met een enorme conversie van relaties en artikelen.”

Paul Antonis: “Af van onze papieren routelijsten”

Erna Antonis gaat verder. “Het evenementenseizoen stond voor de deur en het liep eigenlijk redelijk vlot vanaf het begin. Offreren, overeenkomsten opstellen van versturen, factureren en het doorboeken, destijds in Exact, werkte uitstekend. Toch zijn we ook snel overgestapt op OakTree Finance. Omdat onze abonnementenverhuur nog niet door OakSoft was ontwikkeld en die facturen in Exact werden gemaakt en geboekt, heeft OakSoft als tussenoplossing ook gezorgd dat die facturen en journaalposten uit Exact naar OakTree Finance worden geboekt. Toen dit goed liep, zijn we snel met OakSoft onze rapporten, offertes, facturen en overeenkomsten gaan ontwerpen, waardoor we daarna zo snel mogelijk LIVE konden met OakTree Rent.”, aldus Erna Bolenius – Antonis. Antonis Verhuur kom je overal tegen. Niet alleen in Brabant, maar van Groningen tot Maastricht en met een vestiging in België wordt ook de Belgische markt voorzien. Ook op vele festivals kom je Antonis maar al te vaak tegen. Paaspop is al jaren één van de festivals waar Antonis kind aan huis is. “Wij leveren al tientallen jaren sanitair en units aan Paaspop. We zijn begonnen met enkele toiletten, maar inmiddels leveren we kantoorunits, kleedunits, toiletten, verkoopunits, kassa’s, vloerdelen en op de camping ook de nodige toiletten en mobiele douches.”, vertelt Paul Antonis enthousiast.

Erna is als directielid verantwoordelijk voor de administratie en automatisering. “De reden dat we met OakTree Rent aan de slag wilden gaan was vanwege het feit dat wij door onze groei nog betere en strakkere planningen wilden neerzetten en we tevens een beter overzicht zouden krijgen voor onze verhuurvloot. Wij huren nooit bij anderen in en dus kan ik het me niet permitteren dat ik klanten units of toiletten verhuur, die we in een bepaalde periode niet meer kunnen aanbieden of verhuren. OakSoft heeft bewezen ons daarin perfect te ondersteunen. Daarom heeft OakSoft, op ons verzoek, een extra kolom toegevoegd in de order om de restvoorraad van de artikelen direct te laten zien, waardoor ik op elk moment inzage heb in de beschikbaarheid, ook direct na het boeken. Die voorraad wordt direct geactualiseerd. Ook hebben we nog te maken met de moeilijkheid dat we met twee administraties werken, namelijk Nederland en België en OakTree moest dat voor ons volledig uit elkaar houden. Nou daarin is OakSoft geslaagd”, aldus een enthousiaste Erna.

Is onze chauffeur er al langs geweest of moet hij er nog komen?”

Lange termijnverhuur

Nadat Antonis succesvol het eerst deel van de automatisering achter de rug had, werd er door OakSoft gestart met de abonnementenmodule. Dat dit een stuk complexer was dan vooraf ingeschat mag duidelijk zijn. Atmo Machielse over de nieuwe module, die in OakTree 4.0 beschikbaar is gekomen voor iedereen. “In de jaren 90 zijn Geert en ik samen verantwoordelijk geweest voor de programmering van CLEAR, het softwarepakket dat door Geert bedacht is voor de afvalverwerkers. Antonis bleek, met hun werkwijzen en locaties, flink af te wijken van de reguliere (container) afvalverwerkers. Wij hebben dit dus samen met Antonis helemaal opnieuw bedacht en ontwikkeld.”, vertelt Atmo.

“Onze verhuur voor de bouw, waarbij wij bijna dagelijks mobiele toiletunits plaatsen, ophalen, verplaatsen en ook nog wekelijks cleanen. Daarom kent OakTree nu voortaan abonnement-contracten en heeft ieder abonnement één of meerdere plaatsingsadressen. Ook kan het bouwbedrijf de unit zelf verplaatsen en dit aan ons doorgeven. Elke maand berekent OakTree nu de verschuldigde huurtermijnen en draaien we de facturen in één keer uit OakTree.”, aldus Erna enthousiast.

OakTree EnRoute

De volgende stap die Antonis Verhuur nu gaat zetten is het invoeren van de module OakTree EnRoute. Geert van Erven over deze nieuwe module in OakTree 4.0. “Antonis vroeg ons na te denken om van hun enorme waslijst aan routelijsten af te komen. Direct dachten wij eerste aan BackStage om deze uit te breiden met de digitale routelijsten. Maar al snel kwamen we tot de conclusie dat er veel meer mogelijk is dan wij technisch kunnen realiseren. Dus er werd er een soort ‘Blackbox’ gemaakt (OakTree EnRoute) welke met diverse leveranciers van TMS systemen kan worden gekoppeld.” Ook Paul Antonis kijkt uit naar de uitrol van deze module eind 2014. “We zijn momenteel bezig met een pilotproject in de afrondende fase. Alles gebeurt op dit moment vanuit OakTree Rent. Nieuwe abonnementen, plaatsingen, ophalen en cleanen. Afhankelijk van de locatie wordt automatisch door OakSoft de opdracht in de juiste route geplaatst. Vervolgens genereren we de routes en met een druk op de knop staat deze een minuut later op de tablets van onze chauffeurs. Hierin staan alle opdrachten en navigeert de navigatiecomputer onze chauffeurs naar exact de juiste locatie. Door invoer van de GPS coördinaten bij het plaatsen, weet OakTree waar de unit opgehaald kan worden. Maar dat niet alleen, we kunnen direct foto’s maken en naar kantoor sturen, de chauffeur kunnen we direct een spoedopdracht geven en op kantoor kan men op de landkaart zien waar de chauffeur zich bevindt. Is hij al bij een klant langs geweest en zo ja hoe laat was hij daar dan. Onze chauffeurs blijven natuurlijk wel de baas. OakTree neemt de door de chauffeur meest logische volgorde van de route over om die vervolgens, op enig later moment, als geïndividualiseerde route te presenteren aan onze chauffeurs. Zo kan men optimaal blijven profiteren van de eigen gekozen routes. Noodzaak voor het navigatiesysteem is dat men de locaties zo goed mogelijk noteert en door de koppeling van OakTree met de postcode database krijgen we haast geen fouten meer in bestaande adressen. Met OakTree EnRoute zijn we dadelijk van alle routelijsten af en krijgen we er veel extra’s voor terug”.”

Relight kiest OakTree Rent

Na een lange degelijke voorbereiding heeft de Relight Group gekozen om haar automatisering in handen te leggen van OakSoft. Jan Siemons, eigenaar van de Relight Group, gaat samen met het team van OakSoft zijn automatisering volledig opnieuw aanpakken.

Totaalleverancier
Het was geen eenvoudige keuze. Relight is naast een middelgrote verhuurder van licht- en geluid, tevens een totaalleverancier van professionele AV-apparatuur. "Sinds onze oprichting in 1984 zijn wij gespecialiseerd in het mede tot stand brengen van allerlei evenementen. De omvang van uw evenement maakt ons niet uit. Naast de losse verhuur zijn wij tevens expert in ondersteuning en totaalverzorging voor, tijdens en na uw evenement. Bij ons bent u op het juiste adres op het gebied van rigging, licht, geluid, video, effecten, podia, stoffering, stroomverdeling en bekabeling.", aldus Jan Siemons vol trots over zijn bedrijf.

Implementatie
relightautoVoor de invoering van OakTree Rent binnen Relight is Martijn Satter aangewezen als eind-verantwoordelijke. "We hebben jarenlang gewerkt met RMS.  We hadden met Stan een enorme goede band en hij stond altijd voor ons klaar. We zijn daarna de markt opnieuw gaan onderzoeken en kwamen zo bij OakSoft terecht en na een aantal kritische vragen en uitgebreide demonstraties hebben we weloverwogen de keuze gemaakt. We zijn niet over een nacht ijs gegaan want deze beslissing nemen wij hopelijk weer voor jaren. De prettige contacten met OakSoft en de professionele aanpak sprak ons enorm aan.", aldus Martijn.

Ook directeur Geert van Erven is blij met de keuze van Relight. "Wij beginnen voortaan met het inventariseren van wat de klanten zoekt. Waar legt men de lat. Een belangrijk aspect was dat Relight een volgende stap wilde maken. Mooi is ook dat men gebruik gaat maken van onze geïntegreerde financiële software. Daarmee kunnen we bedrijven juist meer bieden dan menig ander aanbieder van verhuursoftware.  Van projectadministratie tot aan de kosten- en kostendragers kunnen worden vastgelegd op alle niveau's binnen de verhuur- en artikeladministratie. Het was voor ons wel duidelijk dat Relight haar zaakjes goed op orde heeft. En dat zie je dan ook terug al in het voortraject. We hopen dat we samen kunnen bouwen aan een langdurige samenwerking, maar daar hebben wij alle vertrouwen in." 

Welkom Leliveld Verhuur!

Met trots kunnen we vandaag het weekend in met de keuze van onze nieuwe klant Leliveld Verhuur. Na een uitgebreide presentatie van OakTree Rent koos het familiebedrijf voor de oplossing van OakSoft. Met name het gebruik van de tenten- en podiumconfigurator die wij samen met Van Ham Tenten & Podia B.V. hebben ontwikkeld werd met veel belangstelling onthaald.

Familiebedrijf

Leliveld Verhuur is een echt familiebedrijf. Tim Leliveld daarover: “Wij zijn inderdaad een echt familiebedrijf. Bij ons is de klant nog echt koning. Ons bedrijf bestaat inmiddels al bijna 30 jaar en we bieden als totaalleverancier het complete assortiment voor de organisatie van uw feesten, buitenevenementen en beurzen.  Hierbij kunt u denken aan: aggregaten, kachels, verwarmingsunits, airco’s, licht, geluid, video, podia, podiumwagens, overkappingen, tenten, pagodetenten decors, bars, meubilair, vloerbedekking, dansvloeren, stoffering, hekken en noodvoorzieningen. Kortom, alles wat je nodig hebt kunnen wij voor u leveren.”, aldus Tim.

Tim Leliveld kwam in contact met OakSoft via zijn neef Rick. Rick Leliveld is zelf eigenaar van Accuraat Verhuur en een ervaren gebruiker van OakTree Rent. OakSoft heeft daar in korte termijn laten zien wat een degelijke automatisering voor verhuurbedrijven kan betekenen. Ook voor Leliveld is dit het uiteindelijke doel. “Wij gaan het stap-voor-stap inrichten en we leggen onze lat steeds hoger.  Met OakSoft willen wij onze organisatie verder professionaliseren en denken hiermee een belangrijke efficiëncy stap te gaan maken. Voor de tentenverhuur keken we natuurlijk ook naar partijen als Intertent en Van Ham Tenten & Podia. Wij vertrouwen er op dat wij met OakTree Rent snel live zullen gaan maar we begrijpen ook dat er voor ons dan nog wel wat werk te verzetten is.” , aldus Tim Leliveld.

Wij danken Leliveld verhuur voor het vertrouwen.

Cosmos Verhuur kiest voor OakTree Rent

Afgelopen week koos Cosmos verhuur voor de software van OakSoft. Tom Dirckx, zaakvoerder van de Belgische Party- en Attractieverhuurder, ging niet over één nacht ijs. Na diverse besprekingen en demonstratie van de software, was het voor Cosmos duidelijk om haar kantoorautomatisering aan te gaan pakken met OakTree Rent.

Lees meer