Efficiënter en sneller werken

Rick Leliveld is duidelijk als het gaat om zijn keuze voor de nieuwe automatisering van het familiebedrijf Accuraat Verhuur met OakTree Rent. “In een drukke- en soms hectische branche moet je voor 100% kunnen vertrouwen op je software. De software binnen de verhuur is immers een verlengstuk van je organisatie.”

Efficiënter werken

Accuraat Verhuur en OakSoft kwamen onlangs tot overeenstemming met elkaar. De horeca- en Partyverhuurder ging niet over één nacht ijs. “Wij gebruikten hiervoor eerder andere pakketten voor onze organisatie. Alleen is gebleken, dat je er met de software alleen nog niet bent. Immers voor ons is van net zo groot belang de toekomstvisie en de zogenaamde “klik” die je hebt met je leverancier. Dat geldt voor ons zelf, maar even zo zeer voor onze partners.”, aldus Rick Leliveld van Accuraat. “De voornaamste reden om over te stappen op OakTree Rent is de behoefte die wij hadden aan een sterk en stabiel pakket, waarin de mogelijkheden eindeloos waren. Vooral het logistieke gedeelte in OakTree Rent sprak ons ontzettend aan. Eindelijk vonden we een pakket die exact registreert wat ons magazijn verlaat en terugkeert.”

“Door de slimme en
efficiëntere
manier met
pakbonnen
verwachten wij
35% sneller
orders te picken.”

 

Relatiebeheer

Rick Leliveld is zelf niet alleen verantwoordelijk voor de keuze voor OakTree Rent, maar staat zelf ook aan de basis van de eigen implementatie van de software. “De software bevalt tot op heden erg goed. De mogelijkheden zijn enorm en iedere dag ontdekken wij weer nieuwe functies. Het is een absolute aanrader voor collega verhuurders, omdat het pakket groot denkt. Als middelgroot en/of kleine verhuurder ben je hierdoor voorbereid op groei. Slechts éénmaal richt je het pakket volledig op de juiste manier in en daarna kun je eindeloos voort.” Elk bedrijf heeft te maken met nieuwe relaties en het correct onderhouden van de bestaande contacten. Een dergelijk relatiebeheer systeem is dan onontbeerlijk. “Het CRM gedeelte in de software is een absolute aanrader. Het pakket weet feilloos het verschil tussen particulieren en zakelijke klanten en gaat hier dan ook anders mee om. De koppeling met de Kamer van Koophandel en de Postcode database maakt het helemaal af.”, stelt Rick enthousiast vast.

Nieuwste telg

Het is mooi om een referentieverhaal op te schrijven als het succesvol is. OakSoft doet het anders. “Je leest altijd mooie verhalen over projecten die succesvol zijn verlopen en hoe tevreden klanten zijn. Dat is bij ons niet anders hoor, maar ik schroom ook niet om mijn klanten die kritisch zijn aan het woord te laten. Mijn motto is altijd ‘een klagende klant is een klant voor het leven’. Los een probleem samen op en laat zien dat je er voor die klant bent en echt voor hem door het vuur wilt gaan. Als het goed is zal men dat waarderen en ontstaat er een prettige samenwerking die jaren kan duren. Ik weet dat ik elke morgen in de spiegel kan kijken en dat ik vaak veel te ver ga voor onze klanten.”, aldus Geert van Erven, directeur van OakSoft.

“Ja, ik zit daar iets anders in.”. vult Twam Brok, operationeel manager van OakSoft Geert aan. “Ik ben echt van het scheppen van het verwachtingspatroon aan twee kanten. Als een klant wil starten met onze software, dan vraag ik eerst wanneer ze LIVE willen gaan. Afhankelijk van de omvang van de klant en de gewenste functionaliteiten werken we een plan van aanpak uit. Wij hebben bewezen dat dit in de praktijk uitstekend werkt als men zich hier aan houdt. Men vergeet nog wel eens dat het succes van OakSoft voor het belangrijkste deel aankomt op het serieus aanpakken van het afgesproken implementatietraject. Helaas moet ik constateren dat ik maar al te vaak nieuwe klanten tegen komen die er na vijf maanden nog niet één artikel in hebben zitten. Druk, druk, druk horen we dan. Dat is niet erg, maar dat betekent wel dat doelstellingen bijgesteld moeten worden. Grappige is bijvoorbeeld, dat we een klant hebben die al vier jaar bezig is, maar nog niet verder is gekomen dan een paar artikelen en een prijslijst. Toch neemt hij geen afscheid, want onlangs werden weer opnieuw afspraken gemaakt. We zijn heel benieuwd hoe het nu gaat. Om maar aan te geven dat het niet vanzelf gaat. Wij kunnen helpen en adviseren, maar de klant moet het grotendeels wel zelf doen.”. aldus Twan.

Rick Leliveld is het daarmee eens. “Het mooie van dit verhaal is dat wij nog niet live zijn. Wij streven er na 1 januari volledig operationeel te zijn. Toen Geert mij vroeg om aan deze uitgave mee te werken dacht ik, hé dat is bijzonder. We hebben nog geen dagelijkse ervaringen en toch wil men mijn verhaal reeds horen. Tot ik te horen kreeg dat het juist de bedoeling was om de samenwerking en het implementatietraject nog eens onder de loep te nemen. Toen begreep ik het wel. De samenwerking met OakSoft bevalt erg goed. De support via de website voor vragen of ideeën werkt erg fijn en snel. De reactie van OakSoft is erg snel en er is tot nu toe nog geen vraag onbeantwoord gebleven. Ik heb nu een aantal sessies samen met Angelo, consultant van OakSoft, in Tilburg gehad en samen zijn we in korte tijd al een heel eind op de rit. Daarnaast denk ik nu samen met collega David van Schie Partyrental, mee aan verdere oplossingen. Zo denken wij ook aan een verdere optimalisatie en automatisering van ons magazijn, routes en rittenadministratie, barcodescanning en willen we onze haal- en brengservice gaan uitbreiden met het versturen van SMS berichten naar onze klanten. Iets wat door OakSoft enthousiast werd ontvangen.”

Niet onderschatten

Accuraat Verhuur is geen onbekende in de branche. Men verhuurt horeca-benodigdheden en party materialen voor elk feest of evenement. Dit doet men voor zowel zakelijke of particuliere klanten. Door een persoonlijke aanpak is Accuraat Verhuur in staat om elk feest en/of evenement, ongeacht de omvang. te doen slagen. Accuraat levert onder andere op festivals als Lowlands, het North Sea Jazz Festival maar ook op vele andere zakelijke en particuliere evenementen. “We moeten Accuraat zeker niet onderschatten en wat ik zo goed vind aan Rick is dat hij ook meedenkt met ons. Niet dat van moet ik hebben, anders werkt het niet, maar hij denkt samen met ons mee naar oplossingen. Derhalve denken wij dan ook enthousiast met hem mee door hun input. Zo zijn we nu voor versie 4.0 enkele nieuwe functies aan het maken, waarbij Rick aan de basis heeft gestaan. Zo heeft OakTree Rent 4.0 inmiddels een controle op de openingstijden van het magazijn en controle op de haal- en brengservice, met doorkoppeling nar de routelijsten. Tevens heeft OakTree een nieuwe ‘losse verhuur’ module, of wel dryhire en cq balieverhuur. Met snelle handelingen kan dan binnen twee minuten de gehele order afgehandeld worden. Juist ideaal voor afhalen aan de balie. Als er sprake is van een afhaalbon heb je veel minder informatie nodig, een identiteitsbewijs kan direct gescand worden, betalingen afgehandeld en een afleverbon direct uit de printer gehaald.”, aldus Atmo Machielse verantwoordelijk voor de nieuwe ontwikkelingen binnen OakSoft. Rick Leliveld is zeer enthousiast over de opstart en wij geloven in een langdurige relatie met deze nieuwe ‘telg’ in onze familie.

Gebruiker van het eerst uur

Wij zijn de afgelopen jaren flink gegroeid en kunnen collega’s die willen groeien en professionaliseren OakTreeRent van harte aanbevelen. Wij gaan de komende jaren samen met deze preferente softwarepartner door met onze toekomstige ontwikkelingen!

David van Schie Party Rental is een middelgroot, allround, partyverhuurbedrijf met hoofdzakelijk klanten in de evenementensector. Collega-verhuurbedrijven, evenementenbureaus, cateraars, horecabedrijven, maar ook gemeentelijke instanties en particulieren huren, vaak al jarenlang, graag bij David van Schie vanwege de persoonlijke benadering, uitstekende service en hoge kwaliteit materialen.

“Allereerst willen wij directeur Geert van Erven met zijn professionele team van harte feliciteren met het 5-jarig jubileum”, benadrukt David van Schie. “Wij zijn vanaf het eerste uur betrokken geweest bij de ontwikkeling van OakTree Rent en nog steeds actief gebruiker. Uiteraard willen wij hun hartelijk bedanken voor alle hulp de afgelopen vijf jaar. “, aldus David van Schie. Voor OakTree Rent heeft David van Schie Party Rental al verschillende andere softwarepakketten gebruikt. Het vorige pakket was net volledig geïmplementeerd toen het verhuurbedrijf in contact kwam met OakSoft. “Omdat geen enkel pakket volledig aan onze eisen kon voldoen, deden we maar concessies aan de werkwijze op dat moment. Toen OakTree Rent wél onze wensen beloofde waar te maken, hebben we direct afscheid genomen van het vorige softwarepakket en een noemenswaardig bedrag afgeschreven”, bekent David. “Vanaf de eerste dag zijn we zeet tevreden over OakTree Rent. Het pakket ziet er fris, modern en professioneel uit. Het pakket is heel veelzijdig; er zitten veel meer functies in dan de functies die wij nu gebruiken.”, gaat David verder.

OakTree Finance

In tegenstelling tot vele andere softwarepakketten voor de verhuur heeft OakTree Rent een volledig geïntegreerde eigen financiële administratie. OakTree Finance is de financiële module binnen OakTree Rent, waarmee verhuurders hun volledige financiële administratie kunnen integreren. Directeur Geert van Erven geeft aan waarom OakSoft heeft gekozen, voor het in eigen beheer ontwikkelen van een financieel pakket. “De meeste softwareleveranciers “verontschuldigen zich” door hard te roepen, waarom zou je een financieel pakket ontwikkelen als je kunt koppelen aan bestaande pakketten als Exact, Unit4, King, Snelstart, Afas of noem de pakketten maar op. Maar als dat argument steekhoudend zou zijn, dan kun je je als leverancier ook afvragen waarom je dan überhaupt nog met een financieel pakket komt. Immers die zijn er ook wel een paar. Ik ben ervan overtuigd dat het te maken heeft met het feit dat er bij softwarebureau’s er maar weinig know-how aanwezig is van boekhoudkundige processen. Dat is wellicht het verschil. Binnen OakSoft zijn er diverse medewerkers met een boekhoudkundige achtergrond. Zelf ben ik van oorsprong boekhouder die de switch heeft gemaakt als programmeur. Maar die kennis verleer je nooit. Daarnaast is mijn broer Henrie van Erven al jaren betrokken bij de ontwikkeling van OakTree Finance en heeft hij ook nog een eigen administratie- en belastingkantoor. Ook collega Twan Brok heeft jarenlang binnen advocaten-, notarissen- en deurwaarderskantoren de financiële administratie ondersteund en heb ik Twan Brok speciaal nog zijn Praktijkdiploma Boekhouden laten halen”, aldus directeur Geert van Erven. Twan Brok vult aan. “De meeste pakketten koppelen met grote moeite wat journaalposten en facturen. Uiteraard kan OakTree Finance dat natuurlijk ook. Zo hebben wij al koppelingen met Exact Online, Unit4, Final, Calculo en is in Versie 4.0 ook de koppeling naar Navision gerealiseerd. Omdat we vanuit OakTree Rent met een druk op de knop kunnen factureren kan de journalisering zeer uitgebreid worden geboekt. Bovendien hebben de mogelijkheid om zeer eenvoudig correcties te maken door crediteringen, voorschotfacturen, deelbetalingen en meer projectgerelateerde vastleggingen.”

Sinds Versie 4.0 heeft OakTree Finance een geautomatiseerde koppeling met de diverse grote bankinstellingen. Met een druk op de knop downloadt OakTree uw bankmutaties rechtstreeks vanuit uw bank. Ook David van Schie heeft veel ervaringen opgedaan met OakTree Finance. “Het financiële deel van OakTree is ook erg uitgebreid en zit zo goed in elkaar”, lacht David. “dat de boekhouder er blij van wordt.”

OakTree Party Rent

Ondanks dat niet alle wensen van het partyverhuurbedrijf vanaf het begin in het pakket aanwezig waren, werden zij zeer goed geholpen met tussenoplossingen. “Toen ik om 02.00 uur ’s nachts een mail stuurde met een probleem, kreeg ik om 03.00 uur een mail met update van Geert terug! Ongelofelijk toch? Alle beloftes zijn nagekomen, naar alle wensen wordt goed geluisterd en vaak ook meegenomen in de volgende update; dit is MIJN pakket. Kortom, wij ervaren de samenwerking met OakSoft als uiterst uniek!”

Verhuizing

David vervolgt: “Sinds we OakTree Rent gebruiken zij we flink gegroeid en verhuisd naar een pand van 1.700 m2, maar we hebben nog altijd goed inzichtelijk op welke locaties en bij welke klanten onze materialen aanwezig zijn. Schoonmaakkosten en manco’s worden met een paar klikken meegenomen op de factuur. Prijswijzigingen en een nieuwe foto in de webshop worden met een muisklik bijgewerkt. David van Schie Party Rental is in Zuid-Holland een goede bekende van de collega’s in de evenementensector, maar vaak werkt het bedrijf achter de schermen in opdracht van anderen. De kans is groot dat u bij een beroemd theater over de rode loper wandelt tussen de afzetpaaltjes en koorden uit ‘s-Gravenzande of in een speciale VIP-ruimte zit van een grootschalig (sport)evenement op het prachtige meubilair van David van Schie Party Rental.

Toekomstverwachtingen

Een aantal functies uit het softwarepakket worden nog niet gebruikt, maar gaat het verhuurbedrijf zeker in de toekomst introduceren. Denk hierbij aan de barcodescanner voor het rapen in het magazijn en het bijhouden van de voorraad/inkoop van de verkoopartikelen. “Ook willen we de webshop klantvriendelijker maken en de mogelijkheden hiervan uitbreiden. Financieel zit het pakket goed in elkaar, maar ik zou er graag nog wat meer managementinformatie uit willen halen. Gezien onze ervaringen met het OakSoft team de afgelopen vijf jaar, heb ik recent vernomen dat dit in Versie 4 gerealiseerd zal zijn.”, besluit David van Schie tevreden.

Cosmos Verhuur kiest voor OakTree Rent

Afgelopen week koos Cosmos verhuur voor de software van OakSoft. Tom Dirckx, zaakvoerder van de Belgische Party- en Attractieverhuurder, ging niet over één nacht ijs. Na diverse besprekingen en demonstratie van de software, was het voor Cosmos duidelijk om haar kantoorautomatisering aan te gaan pakken met OakTree Rent.

Lees meer