Voor de Audio-Video, Licht- en Geluid, Broadcast- en TV-producties kent OakTree Rent specifieke modules. Met name is binnen deze branche vaak sprake van volledig Full-service verhuur. Met name de personeel- en wagenplanning is een onmisbare module.

Personeel- en Wagenplanning

Als Full-service project levert u niet alleen de materialen vaak in meerdere tijdlijnen en over meerdere podia, maar u zorgt tevens voor de opbouw en het leveren van de crew. Maar al te vaak kunt u niet zonder de inzet van extra freelancers. Hoe nodigt u ze uit? Met OakTree Rent kunt u eenvoudig een tijdschema maken, uw personeelsbehoefte op de diverse tijdlijnen vastleggen en als het moet direct uw eigen personeel inplannen. Maar u zoekt bijvoorbeeld 3 riggers maar u weet niet wie beschikbaar zijn. Middels OakTree Rent kunt u uw freelancers indelen en uw eigen planprioriteit aan de medewerkers toekennen. Zo kunt u meerdere freelancers uitnodigen voor uw project. De medewerkers ontvangen een SMS bericht, Email of een persoonlijke uitnodiging. Met een druk op de knop kunnen ze uw planner laten weten of ze al dan niet beschikbaar zijn voor het project. Daarna kunt u een selectie maken en de medewerkers weer automatisch informeren over uw planning.

BackStage

We gaan steeds meer digitaliseren. En dat betekent ook dat we af willen van het versturen van de paklijsten en callsheets. Met de module BackStage heeft u inmiddels een volledig subsysteem naast OakTree Rent om uw planning compleet te maken. Uw eigen medewerkers en freelancers krijgen toegang via hun mobiele telefoon of tablet tot BackStage. Tijdschema's, digitale documenten, callsheets, verlofaanvragen, materiaallijsten. Ze zitten allemaal direct onder de knop. Uren en onkosten kunnen direct geschreven worden op het project alsmede feedback en storingsmeldingen zijn vanuit de locaties direct vast te leggen.
Veel van onze AV-verhuurders hebben BackStage volledig geintegreerd in hun website of hebben zelfs een eigen website hiervoor beschikbaar voor medewerkers. De vrijheid is aan u.

Evenementenmodule

De Evenementenmodule van OakTree Rent is een uitstekende tool om op eenvoudige wijze evenementen vast te leggen die vervolgens met een druk op de knop eenvoudig omgezet kunnen worden naar en Project.
Denk bijvoorbeeld aan een Beurs waar u voor diverse standhouders de techniek verzorgt. Maak van de beurs een evenement en de locatie, de tijdlijnen en debiteurgegevens zijn bekend. Door het juiste evenement te kiezen zal direct de meeste gegevens reeds worden ingevuld. Een andere mogelijkheid is om aan een vaste show te koppelen aan een evenement. De materiaallijst en debiteurgegevens kunnen gekoppeld worden aan het evenement. U hoeft dan uitsluitend de datum van het project en de venue/locatie vast te leggen en de gehele show wordt direct aangemaakt.

Hoofd- en Subprojecten

Voor complexe projecten kunt u ook gebruik maken van Hoofdprojecten. Stel u heeft een TV-show met 10 uitzendingen. Wekelijks wijzigt er weinig aan het project en u heeft het project aangenomen voor een totaalbedrag. Het hoofdproject kan in dit geval gebruikt worden als de te factureren opdracht. Voor iedere uitzending of show maakt u een subproject aan onder het hoofdproject. Wijzigingen aan de samenstelling van uw materiaallijst kan direct doorgevoerd worden op de subprojecten alsmede ieder subproject kan als een afzonderlijke show worden behandeld.

avverhuur2

avverhuur3

avverhuur1